แผนรับเหตุฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพคาดการณ์เหตุการณ์ที่เลวร้ายมากที่สุด เตรียมความพร้อมเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดไม่มีใครรู้ล่วงหน้าว่าอุบัติภัยต่างๆ จะเกิดขึ้นเมื่อใด บางครั้ง อุบัติภัยหนึ่งๆ ก็เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและสร้างความเสียหายให้แก่คุณอย่างรุนแรงโดยที่ไม่มีการแจ้งเตือนล่วงหน้าใดๆ หรือมีสิ่งบ่งชี้ล่วงหน้าให้ทราบเพียงเล็กน้อยเท่านั้น บางครั้ง อุบัติภัยหนึ่งๆ ก็ปรากฏให้เห็นอยู่ไกลๆ หลายสัปดาห์ล่วงหน้าแล้วในที่สุดอุบัติภัยนั้นๆ ก็ได้กลายเป็นอุบัติภัยขนาดใหญ่รุนแรงมหาศาลที่สามารถก่อให้เกิดอันตรายได้ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันคำว่า “ อุบัติภัย” นี้จะมีความหมายใหม่ที่แตกต่างไปจากเดินโดยจะขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมที่คุณปฏิบัติงานอยู่ ยกตัวอย่างเช่น ท่อน้ำประปาแตกทั่วไปบนถนนก็อาจเรียกได้ว่าเป็นอุบัติภัยได้ถ้าหากว่าคุณทำงานอยู่ในอุตสาหกรรมหรือธุรกิจด้านการติดต่อสื่อสารและการแตกของท่อน้ำประปาดังกล่าวได้เกิดขึ้นในพื้นที่ที่มีท่อร้อยสายโทรศัพท์อิเล็กทรอนิกส์อยู่ในบริเวณเดียวกัน อีกตัวอย่างหนึ่งก็คือ พายุลมแรงก็อาจเรียกได้ว่าเป็นอุบัติภัยเช่นกันถ้าหากว่าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมหรือบริษัทด้านไฟฟ้าหรือโทรศัพท์มือถือและลมแรงดังกล่าวทำให้หอส่งสัญญาณหรือสายไฟฟ้าของบริษัทคุณได้รับความเสียหาย และตัวอย่างสุดท้าย ถ้าหากว่าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่ต้องมีการทำความเย็นตลอดเวลา การที่ไฟฟ้าดับก็อาจเรียกได้ว่าเป็นอุบัติภัยสำหรับบริษัทของคุณได้เช่นกัน
เมื่อเกิดอุบัติภัย อุบัติการณ์และเหตุฉุกเฉินต่อสุขภาพร่างกายในขณะปฏิบัติงานขึ้นนั้น การรับเหตุฉุกเฉินของบริษัทของคุณ (ตามแผนการเตรียมความพร้อมรับเหตุฉุกเฉินและการฝึกอบรมการปฏิบัติในสถานการณ์วิกฤติ) จะมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อระดับความเสียหายและการบาดเจ็บที่จะเกิดขึ้น บทความนี้จะกล่าวถึงส่วนประกอบทั่วไปที่ควรระบุไว้ในแผนรอบเหตุฉุกเฉิน (ERP) ของคุณ เช่น หน้าที่รับผิดชอบของบริษัทของคุณในดำเนินการตามระเบียบปฏิบัติกรณีเหตุฉุกเฉินและการตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉินของสมาชิกทุกคนในองค์กร เป็นต้น
ส่วนประกอบเบื้องต้นของแผนการรับเหตุฉุกเฉินเหตุฉุกเฉินที่จะเกิดขึ้นได้นั้นมีอยู่มากมายหลายเหตุการณ์ด้วยกัน อาทิเช่น การบาดเจ็บของบุคคล อัคคีภัย ระเบิด สารเคมีหกล้นรั่วไหล ก๊าซพิษรั่ว การทำร้ายร่างกาย หรืออุบัติภัยทางธรรมชาติ เช่น พายุ น้ำท่วม ตลอดจนอุบัติภัยที่เกิดจากน้ำมือมนุษย์ เช่น จลาจลและการก่อการร้าย เป็นต้น การที่คุณมีการคาดการณ์เหตุฉุกเฉินต่างๆ ไว้ล่วงหน้าและมีการวางแผนการตอบสนองเหตุไว้ก็จะสามารถช่วยลดระดับการบาดเจ็บลงไปได้มากและยังทำให้ความเสียหายที่จะเกิดขึ้นแก่อุปกรณ์ วัสดุและทรัพย์สินต่างๆ ก็ลดน้อยลงไปด้วย
นอกจากนี้ แผนรับเหตุฉุกเฉินนี้ยังเป็นแผนที่กำหนดให้จัดทำขึ้นตามกฎหมายด้วย สถานประกอบการควรจะต้องมีแผนฉุกเฉินที่เป็นลายลักษณ์อักษร ส่วนสถานประกอบการขนาดเล็กอาจทำการสื่อสารแผนการดังกล่าวนี้ทางวาจาก็ได้ ทั้งนี้ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเท่าใดหรือเป็นบริษัทประเภทใดก็ตาม แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในเรื่องนี้ก็คือการสนับสนุนจากผู้บริหารสูงสุดและการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน
แผนรับเหตุฉุกเฉินของคุณนั้นควรมีการระบุถึงขั้นตอนการเตรียมความพร้อมขั้นพื้นฐานขั้นตอนต่างๆ ที่จำเป็นต่อการจัดการกับเหตุฉุกเฉินต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในพื้นที่ปฏิบัติงานของคุณได้ อนึ่งแม้ว่าแผนรับเหตุฉุกเฉินนี้จะไม่ได้มีรายละเอียดเนื้อหาที่ครอบคลุมในทุกแง่ทุกมุมหรือทุกสถานการณ์ก็ตาม แต่อย่างน้อยที่สุดแผนนี้ก็ควรเป็นคำแนะนำที่เหมาะสมในสิ่งที่ควรทำในสถานการณ์ฉุกเฉินหนึ่งๆ เช่น แผนรับอุบัติเหตุที่ดีควรประกอบด้วย :
นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรและชัดเจนที่มีการกำหนดสายการสั่งการ มีการระบุรายชื่อและตำแหน่งงานของบุคลากร (หรือของแผนก) ที่รับผิดชอบในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ การตรวจสอบการดำเนินการตอบสนองเหตุ และการฟื้นฟูพื้นที่ให้กลับไปสู่การปฏิบัติงานตามปกติ
ชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการประเมินระดับความเสี่ยงต่อชีวิตและทรัพย์สินและชื่อของผู้ที่คุณจะแจ้งเหตุไปให้ทราบเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินต่างๆ ขึ้น
คำแนะนำพิเศษในการปิดการทำงานของอุปกรณ์และกระบวนการต่างๆ ในการผลิต รวมทั้งคำแนะนำในการหยุดการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ทางธุรกิจด้วย
ระเบียบขั้นตอนการอพยพออกจากอาคาร รวมทั้งระบุถึงจุดนัดพบที่กำหนดไว้ภายนอกอาคารและกระบวนการการเช็คชื่อพนักงานทุกคนหลังการอพยพ
ระเบียบปฏิบัติสำหรับพนักงานที่รับผิดชอบในการปิดระบบการทำงานต่างๆ ที่สำคัญก่อนที่พนักงานเหล่านี้จะอพยพออกจากอาคาร
กำหนดการฝึกอบรมและการฝึกซ้อมต่างๆ และข้อกำหนดด้านอุปกรณ์สำหรับพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการกู้ชีพ การดำเนินการทางการแพทย์ การตอบสนองเหตุที่มีความเสี่ยงอันตราย การดับเพลิงและการดำเนินการอื่นๆ ที่จะมีขึ้นในบริษัทของคุณ
คำแนะนำเกี่ยวกับช่องทางหรือวิธีการในการรายงานเหตุอัคคีภัยและเหตุฉุกเฉินอื่นๆ
ทั้งนี้จากการที่แผนรับเหตุฉุกเฉินของคุณจะต้องมีการกล่าวถึงเหตุฉุกเฉินต่างๆ ทั้งหมดที่คาดการณ์ไว้ว่าอาจจะเกิดขึ้นได้ในบริษัทของคุณ ดังนั้นคุณจำเป็นต้องดำเนินการสำรวจอันตรายเพื่อดูความเป็นไปได้ว่าบริษัทของคุณนั้นมีโอกาสที่จะได้รับอันตรายอะไร อย่างไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น บุคลากรที่ทำหน้าที่วางแผนการปฏิบัติกรณีเหตุฉุกเฉินนั้นจะต้องพิจารณาว่าอาคารใกล้เคียงอื่นๆ นั้นอาจได้รับอันตรายใดๆ ด้วยหรือไม่ และนอกจากอันตรายจากอาคารอื่นๆ แล้ว ผู้วางแผนเหตุฉุกเฉินเหล่านี้ก็จะต้องพิจารณาถึงวัตถุมีพิษต่างๆ ที่อาจทำให้เกิดสภาพไม่ปลอดภัยขึ้นได้อีกด้วย ดังนั้นแนะนำให้คุณติดต่อบริษัทผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายสารเคมีเพื่อขอรับเอกสารข้อมูลความปลอดภัยสารเคมี (MSDS) ซึ่งเอกสารเหล่านี้จะระบุให้คุณทราบถึงอันตรายต่างๆ ของสารเคมีแต่ละชนิด ข้อควรระวังในระหว่างการยกย้าย การจัดเก็บและการใช้งานสารเคมีต่างๆ รวมทั้งมีการระบุถึงระเบียบปฏิบัติกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินหรือขั้นตอนการปฐมพยาบาลด้วย
เมื่อมีการประเมินอันตรายในบริษัทของคุณเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ ควรจัดทำแผนรับเหตุฉุกเฉินของคุณขึ้นมาสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินสถานการณ์ต่างๆ รวมทั้งจัดทำแบบแปลนของแต่ละชั้นหรือแผนที่บริษัทที่มีการแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงเส้นทางอพยพฉุกเฉินและพื้นที่ปลอดภัย ขั้นตอนต่อไป พนักงานทุกคนจะต้องได้รับทราบถึงวิธีการตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นได้เหล่านี้ สำหรับแผนรับเหตุฉุกเฉินนี้ควรมีการทบทวนร่วมกับพนักงานทุกคนอีกครั้งเมื่อจัดทำเสร็จออกมาในครั้งแรก เมื่อหน้าที่รับผิดชอบของพนักงานที่ระบุไว้ในแผนการมีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม และเมื่อแผนการเองมีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ในส่วนของสำเนาแผนรับเหตุฉุกเฉินนี้ควรเก็บไว้ในสถานที่ที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและสะดวกสำหรับพนักงานทุกคนเข้าไปเปิดดู และนายจ้างควรมอบสำเนาแผนรับเหตุฉุกเฉินนี้ให้พนักงานแต่ละคนเก็บไว้คนละฉบับในระหว่างการฝึกอบรมและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
ในระหว่างที่เกิดเหตุฉุกเฉินหนึ่งๆ ขึ้นนั้น จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยให้แก่พื้นที่ที่เกิดขึ้นเพื่อป้องกันไม่ให้มีบุคคลใดเข้าไปโดยไม่ได้รับอนุญาตและเพื่อป้องกันอันตรายให้แก่ข้อมูลบันทึกและอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีความสำคัญด้วย นอกจากนี้ จะต้องทำการปิดล้อมพื้นที่ที่สำคัญมากไว้ และอาจจำเป็นต้องแจ้งเจ้าหน้าที่รัฐหรือว่าจ้างบริษัทรักษาความปลอดภัยเอกชนเพื่อมาดูแลความปลอดภัยให้แก่พื้นที่เหล่านี้
กำหนดตัวผู้นำในระหว่างเกิดเหตุอุบัติภัยหรือเหตุวิกฤติหนึ่งๆ ขึ้นนั้น หลายๆ คนมักจะตื่นตระหนกหรืออาจมีการกระทำการใดๆ ที่มากเกินเหตุก็ได้ ในกรณีที่ไม่มีการฝึกอบรมผู้นำมานั้น ปัญหาต่างๆ ย่อมจะเกิดขึ้นตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้แน่นอน และโอกาสที่จะเกิดการบาดเจ็บขึ้นกับบุคคลและเกิดความเสียหายรุนแรงต่อทรัพย์สิน อุปกรณ์ และอาคารสถานที่ก็จะยิ่งทวีคูณมากขึ้นอย่างรวดเร็วได้ ดังนั้น ขั้นตอนแรกของคุณในการเตรียมความพร้อมรับมือกับเหตุอุบัติภัยหรือเหตุฉุกเฉินต่างๆ ก็คือ คุณควรกำหนดตัวหัวหน้าขึ้นมาหนึ่งคน (เรียกว่า ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉิน หรือ Emergency Response Coordinator: ERC) ซึ่งบุคคลนี้จะต้องได้รับการฝึกอบรมมาในการประเมินระดับเหตุฉุกเฉินและพิจารณากำหนดการดำเนินการที่เหมาะสม
ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินดังกล่าวนี้ควรเป็นบุคลากรที่มาจากตำแหน่งระดับบริหารโดยอาจเป็นผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม ผู้จัดการฝ่ายความปลอดภัยหรือผู้จัดการฝ่ายสิ่งแวดล้อม นอกจากนี้ ในบริษัทขนาดใหญ่นั้นก็ควรมีการกำหนดตัวผู้ประสานงานด้านการสำรองข้อมูลด้วย ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินนี้จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมดูแลกิจกรรมฉุกเฉินทั้งหมด รวมทั้งกระบวนการการวางแผนและการเลือกและการฝึกอบรมสมาชิกทีมตอบสนองเหตุฉุกเฉินด้วย ทั้งนี้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินจริงขึ้นนั้น ผู้ประสานงานดังกล่าวนี้ก็จะมีหน้าที่ในการ:
พิจารณาว่าสถานการณ์ดังกล่าวจำเป็นต้องปฏิบัติตามระเบียบขั้นตอนกรณีเหตุฉุกเฉินหรือไม่
ต้องสั่งการปิดระบบการทำงานของเครื่องจักรโรงงานทั้งหมดตามความจำเป็น
อพยพบุคลากรทั้งหมดออกจากพื้นที่ตามความจำเป็น
ตรวจดูให้แน่ใจว่าเมื่อจำเป็นได้มีการโทรแจ้งหน่วยงานด้านเหตุฉุกเฉินอื่นๆ ภายนอกบริษัทแล้ว เช่น โรงพยาบาลและหน่วยดับเพลิงในพื้นที่ เป็นต้น
แจ้งผู้บริหารระดับสูงให้รับทราบถึงเหตุฉุกเฉินและแนวทางการตอบสนองเหตุฉุกเฉินของบริษัท
สำหรับแผนการการรายงานเหตุฉุกเฉินนั้นควรจัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรและให้ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินทำการอธิบายแผนการดังกล่าวไปให้แก่พนักงานทุกคนได้รับทราบ ยกตัวอย่างเช่น ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินควรอธิบายถึงวิธีการต่างๆ ในการรายงานเหตุฉุกเฉินให้แก่พนักงานได้รับทราบ เช่น อธิบายถึงการกดสัญญาณแจ้งเหตุ ระบบเสียงตามสายหรือระบบโทรศัพท์ เป็นต้น สำหรับหมายเหตุโทรศัพท์ฉุกเฉินนั้นควรติดประกาศไว้ที่บริเวณหรือใกล้กับโทรศัพท์ หรือติดไว้ที่บอร์ดติดประกาศของบริษัทหรือปิดประกาศไว้ในสถานที่ต่างๆ ที่สามารถมองเห็นได้เด่นชัด นอกจากนี้ อาจจำเป็นต้องแจ้งสมาชิกทีมอื่นๆ คนสำคัญๆ ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานอยู่ในเวลานั้นให้ได้รับทราบด้วย ดังนั้น จึงควรติดประกาศรายชื่อบุคลากรสำคัญๆ (เรียงตามลำดับความสำคัญ) ที่มีรายชื่อที่เป็นปัจจุบันและเป็นลายลักษณ์อักษรให้เห็นอย่างชัดเจนด้วย
นอกจากนี้ ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินยังจะต้องตรวจดูให้แน่ใจด้วยว่าสัญญาณแจ้งเหตุนั้นมีเสียงที่ดังชัดเจนหรือทุกคนในอาคารสามารถมองเห็นได้ สัญญาณแจ้งเหตุนี้ควรมีลักษณะที่พิเศษที่จะทำให้พนักงานทราบทันทีว่าหมายถึงให้พนักงานรีบอพยพออกจากพื้นที่ปฏิบัติงานหรือเป็นสัญญาณที่แจ้งให้ทราบว่าจะต้องมีการดำเนินการอื่นใดตามที่ระบุไว้ในแผนรับเหตุฉุกเฉินของบริษัท นอกจากนี้ ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินยังจำเป็นต้องทำให้แน่ใจด้วยว่าสัญญาณแจ้งเหตุนี้มีไฟฟ้าสำรองที่เพียงพอในกรณีที่ไฟฟ้าเกิดการขัดข้อง (และจำไว้ด้วยว่า อุปกรณ์ดับเพลิงที่มีอยู่นั้นควรได้รับการทดสอบอย่างน้อยทุกสามเดือนโดยบริษัทผู้จัดจำหน่ายอุปกรณ์ดับเพลิงเหล่านั้น)
ในระหว่างเหตุฉุกเฉินสำคัญๆ นั้น อาจจำเป็นที่จะต้องให้พนักงานอพยพออกจากอาคารในบริษัท และระบบสาธารณูปโภคต่างๆ เช่น ไฟฟ้า น้ำประปาและโทรศัพท์ ก็อาจใช้ไม่ได้ในเวลานั้น เมื่ออยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ จะต้องมีการกำหนดพื้นที่สำรองขึ้นมาหนึ่งพื้นที่พนักงานจะไปรายงานตัวหรือใช้พื้นที่ดังกล่าวเป็นจุดศูนย์กลางในการติดต่อทางโทรศัพท์เข้าและออก นอกจากนี้ ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินนี้ควรทำให้พื้นที่ดังกล่าวนี้เป็นสำนักงานใหญ่สำรองที่จะให้บุคคลอื่นๆ สามารถเข้ามาติดต่อกับตนได้โดยสะดวก สำหรับอุปกรณ์สื่อสารฉุกเฉินต่างๆ เช่น ระบบวิทยุสมัครเล่น ระบบเสียงตามสาย โทรศัพท์มือถือและวิทยุแบบพกพา ก็ควรจัดเตรียมให้พร้อมเพื่อใช้ในการแจ้งพนักงานให้ได้รับทราบถึงเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นและเพื่อใช้ในการติดต่อกับหน่วยงานรัฐในพื้นที่ด้วย
เมื่อพนักงานมีการอพยพเสร็จแล้ว ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินนี้ก็จะต้องทราบด้วยว่าเมื่อใดที่พนักงานทุกคนมาอยู่รวมกันจนครบถ้วนแล้ว ซึ่งการจะทราบเช่นนี้ได้นั้นก็อาจจะยากอยู่บ้างถ้าหากว่าอยู่ในระหว่างช่วงการเปลี่ยนผลัดการทำงานหรือมีผู้รับเหมาทำงานอยู่ในพื้นที่ร่วมอยู่ด้วย ดังนั้น ควรมีการแต่งตั้งบุคคลในศูนย์ควบคุมกลางมารับผิดชอบในเรื่องนี้ (แผนกทรัพยากรบุคคล ศูนย์รักษาความปลอดภัย เป็นต้น) เพื่อทำการตรวจนับพนักงานและแจ้งให้ผู้ประสานงานรับเหตุฉุกเฉินได้รับทราบว่าถึงบุคคลต่างๆ ที่เชื่อว่าอาจมีการสูญหายไป
ฝึกอบรมให้แก่ทีมรับเหตุฉุกเฉินของคุณทีมรับเหตุฉุกเฉินนั้น จะเป็นด่านแรกที่จะรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินต่างๆ ที่เกิดขึ้น ก่อนที่จะมอบหมายหน้าที่ต่างๆ ให้แก่สมาชิกของทีมนั้น นายจ้างจะต้องดูให้แน่ใจว่าพนักงานเหล่านี้มีความพร้อมทางด้านร่างกายในการที่จะปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆ ที่จะได้รับมอบหมาย บางทีมหรือทุกทีมอาจจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมขึ้นอยู่กับขนาดของโรงงานหรือสำนักงานของคุณ อันที่จริงแล้ว ทั้งนี้กลุ่มต่างๆ หลายๆ คน (เช่น ผู้บริหาร ทีมรับเหตุฉุกเฉิน และพนักงาน) ก็ควรได้รับการฝึกอบรมให้ทราบเกี่ยวกับการคาดการณ์เหตุฉุกเฉินด้วย
พนักงานในตำแหน่งผู้จัดการและหัวหน้างานจะต้องเป็นผู้บอกทิศทางการปฏิบัติแก่พนักงานอย่างรอบคอบและมีภาวะความเป็นผู้นำ บุคลากรเหล่านี้จะต้องรู้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง และตัวเองมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง รวมทั้งใครเป็นผู้สั่งการสูงสุด บุคลากรเหล่านี้ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการสั่งการให้ปิดการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ และการสั่งการเริ่มใช้ระเบียบขั้นตอนการอพยพ รวมทั้งต้องผ่านการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเช็คชื่อพนักงานหลังจากที่อพยพเสร็จแล้วด้วย
ทีมรับเหตุฉุกเฉินนั้นควรได้รับการฝึกอบรมอย่างละเอียดเกี่ยวกับเหตุฉุกเฉินต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้และวิธีการดำเนินการกับเหตุฉุกเฉินเหล่านั้นมิให้ลุกลามออกไป
พนักงานทุกคนจะต้องทราบถึงระเบียบขั้นตอนกรณีเหตุฉุกเฉินของบริษัท ทราบว่าตนต้องทำอะไรบ้าง ต้องรับคำสั่งจากผู้ใดบ้าง และทราบถึงเส้นทางอพยพอย่างชัดเจนออกจากแผนกที่ตนทำงานอยู่
นอกจากนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกทีมจะมีการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จึงควรมีการทดสอบแผนรับเหตุฉุกเฉินของบริษัทอย่างน้อยปีละครั้งด้วยการฝึกซ้อมสถานการณ์สมมติและการอพยพออกจากพื้นที่จริง
คาดการณ์ถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นได้โดยไม่คาดฝันหลายส่วนของการวางแผนและการจัดทำแผนการเพื่อตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินต่างๆ นั้นจำเป็นที่จะต้องได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้วย ซึ่งหน่วยงานภาครัฐและเอกชนหลายแห่งด้วยกันจะมีข้อมูลและบริการต่างๆ ให้แก่คุณได้ใช้บริการโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายหรือเสียค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย แต่ถ้าหากว่าคุณต้องการความสะดวกสบายนั้น ก็อาจเลือกใช้ที่ปรึกษาเอกชนที่มีความเชี่ยวชาญสอดคล้องเหมาะสมกับความต้องการพิเศษของบริษัทของคุณก็ได้
จำไว้ว่า วัตถุประสงค์หลักของแผนรับเหตุฉุกเฉินใดๆ นั้นก็คือการทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยแก่พนักงานในระหว่างที่เกิดเหตุฉุกเฉินหนึ่งๆ ขึ้นและการจำกัดปริมาณความเสียหายของทรัพย์สิน แผนการของคุณนั้นควรระบุถึงแนวทางการดำเนินการที่ชัดเจนที่จะเป็นแนวทางให้แก่บุคลากรได้รับทราบว่าพวกเขาจะต้องมีการปฏิบัติในทันทีและถูกต้องเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินต่างๆ ทุกรูปแบบขึ้น
การจัดทำแผนการขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร หรือการอัพเดตแผนการที่มีอยู่ของคุณให้เป็นปัจจุบัน และการนำแผนการเหล่านี้ไปดำเนินการด้วยวิธีการฝึกซ้อมอย่างสม่ำเสมอหรือการอพยพในสถานการณ์สมมติ จะช่วยให้ในท้ายที่สุดแล้วเมื่อเกิดเหตุอุบัติภัยจริงขึ้นมาก็จะทำให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย คำแนะนำก็คือ ให้คุณเชิญหน่วยงานดับเพลิงในพื้นที่เข้ามายังบริษัทของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เจ้าหน้าที่ได้คุ้นเคยกับสถานที่ปฏิบัติงานของบริษัทคุณให้มากที่สุด
