1. สะสาง คือ การแยกให้ชัดเจนระหว่างของที่จำเป็นกับของที่ไม่จำเป็น ของที่ไม่จำเป็นให้
ขจัดออกไป
ในการสะสางควรพิจารณาดังนี้
ของที่ไม่ใช้ และ ไม่มีค่า .......................... ถ้าทิ้งได้ก็ควรทิ้งไปเลย
ของที่ไม่ใช้ แต่มีค่า....................................ขายโดยทำให้ถูกขั้นตอน
ของที่ใช้ หรือของที่จะเก็บ .................................... เก็บและทำป้ายบอกขั้นตอนการสะสาง
การที่จะสะสางอะไรออกจากหน่วยงานหรือโต๊ะทำงาน ขอให้แน่ใจเสียก่อนว่า ไม่ขัดต่อระเบียบ
ข้อบังคับของหน่วยงาน ก็ทำตามขั้นตอนดังนี้
1. สำรวจ สิ่งของต่างๆ ในหน่วยงานโดยเฉพาะบริเวณที่อยู่ในความรับผิดชอบ
2. แยก ต้องเริ่มแยกแยะของที่ต้องการใช้กับของที่ไม่ต้องการใช้ออกจากกัน
3. ขจัด ของที่ไม่ต้องการหรือของที่มากเกินความจำเป็น
ประโยชน์ที่ได้จากการสะสาง
1. ขจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ทำให้มีเนื้อที่ใช้สอยมากกว่าเดิม
2. ทำให้ที่ทำงานดูสะอาดตามากยิ่งขึ้น เกิดสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน
3. ลดการเก็บเอกสารซำซ้อน และจะทราบถึงที่อยู่ของสิ่งต่างๆ
2. สะดวก คือ การจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการนำไปใช้ ทุกคนดูแล้วก็รู้ว่าเป็นอะไร
การทำ "สะดวก” นั้นไม่ยาก เพียงแต่เรานำของที่ได้จากการสะสางในส่วนที่ต้องการเก็บ มา
จัดเก็บให้เป็นระเบียบ สะดวกในการหยิบใช้สอยซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องศึกษาหาวิธีเก็บวางสิ่งของ
โดยคำนึงถึงคุณภาพ - ประสิทธิภาพ - ความปลอดภัยสำหรับหลักการสามารถแยกเป็นหัวข้อดังนี้
1. วางของที่ใช้งานให้เป็นที่ มีป้ายบอก
2. การนำของไปใช้งาน ให้เน้นการนำมาเก็บที่เดิม
3. ของที่ใช้อยู่เป็นประจำ ควรวางใกล้ตัว
4. ของที่ใช้งานจัดเป็นหมวดหมู่ เหมือนการจัดเก็บหนังสือให้ห้องสมุดขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อความสะดวก
ของที่ไม่ต้องการให้ขจัดทิ้งไป
ของที่ต้องการจัดวางให้เป็นระเบียบ
กำหนดที่วางให้แน่ชัด แบ่งเขตวางของ
ทาสีตีเส้นให้เห็นชัด
ติดป้ายชื่อแสดงที่วางของนั้น ๆ
ของที่มาวางต้องติดชื่อ
ที่ว่างต่าง ๆให้เขียนลงในตารางตรวจเช็ค
ตรวจเช็คพื้นที่โดยสม่ำเสมอประโยชน์ที่ได้จากเรื่องสะดวก
- ขจัดการค้นหาที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ
- ลดเวลาในการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ตรวจสอบสิ่งต่าง ๆได้ง่ายขึ้น เน้นคำว่า หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา
- เพิ่มคุณภาพวัสดุอุปกรณ์ เกิดภาพพจน์ที่ดีขององค์การต่อสายตาคนทั่วไป
3. สะอาด คือ การทำความสะอาดสถานที่ อุปกรณ์ สิ่งของ เครื่องใช้ให้น่าดูอยู่เป็นนิจ
จุดที่ให้ความสนใจในเรื่องความสะอาด- ตามพื้น ฝาผนัง บริเวณมุมอับของห้อง
- ด้านบนและใต้โต๊ะทำงาน ชั้นวางของ ตู้เอกสาร
- บริเวณเครื่องจักรอุปกรณ์ และที่ตัวเครื่องจักร
- เพดาน มุมเพดาน
- หลอดไฟ ฝาครอบหลอด
- ทุก ๆอย่างรอบ ๆตัวเราประโยชน์ที่ได้รับจากการทำความสะอาด
- เกิดสภาพแวดล้อมที่ดี น่าทำงาน
- ขจัดความสิ้นเปลืองของทรัพยากร
- เพิ่มประสิทธิภาพเครื่องจักร อุปกรณ์ ลดปัญหาเครื่องจักรเสียบ่อย ๆ
- เพิ่มคุณภาพวัสดุอุปกรณ์ประเด็นสำคัญในการที่จะรณรงค์ให้ทุกคนรักษาความสะอาด คือ หัวหน้าต้องลงมือทำก่อน
4. สุขลักษณะ คือ สภาพหมดจด สะอาดตา โดยรักษา 3 ส แรก ให้คงสภาพ หรือทำให้ดีขึ้นอยู่
เสมอ
สุขลักษณะที่ดีจะเกิดขึ้นได้เมื่อเราทำ 3 ส แรก อย่างต่อเนื่อง และพยายามปรับปรุงให้ดียิ่ง ๆขึ้นไป
เพื่อที่จะตรวจสอบว่าได้มีการทำ 3 ส แรกอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เราใช้การตรวจเช็คพื้นที่อย่าง
สม่ำเสมอ โดยผู้บังคับบัญชาสูงสุดรวมทั้งอนุกรรมการ 5 ส ของพื้นที่นั้น ๆประโยชน์ที่ได้รับจากการทำสุขลักษณะ
- สุขภาพที่ดีของพนักงานทั้งร่างกายและจิตใจ
- ความภาคภูมิใจในความมีชื่อเสียงของหน่วยงาน ซึ่งเป็นผลจากการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงของ
พนักงาน
- สถานที่ทำงาน เป็นระเบียบ สะอาด น่าทำงาน
- ความปลอดภัยในการทำงาน
- คุณภาพที่ดีของผลิตภัณฑ์
5. สร้างนิสัย คือ การปฏิบัติให้ถูกต้อง และติดเป็นนิสัย
ส ที่ 5 นี้เป็นจุดสำคัญที่สุดของ กิจกรรม 5 สเพราะกิจกรรมนี้จะไปได้ดีหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับคนที่นำกิจกรรมไปใช้ ซึ่งความสำเร็จของกิจกรรมเกิด
จากทัศนคติที่ดีของพนักงานต่อการปรับปรุงงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอแน่ใจได้เลยว่าหน่วยงานนำกิจกรรม 5ส. ไป
ใช้เพื่อปรับปรุงระบบงาน และสามารถดำเนินกิจกรรมไปได้อย่างต่อเนื่องนั้น จะเป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ
เต็มไปด้วยพนักงานที่มีคุณภาพ ซึ่งสิ่งที่ตามมาคือภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงานต่อสายตาคนภายนอกกิจกรรมนี้
สิ่งที่เป็นตัวกระตุ้นให้ดำเนินไปได้ก็คือ ตัวหัวหน้านั่นเอง อย่ากลัวว่าปากจะฉีกถึงใบหู ขอให้หัวหน้าจ้ำจี้จำไช
ลูกน้องให้คำนึงถึง หลัก 5ส. อยู่เสมอ เมื่อเห็นว่าเริ่มจะหย่อนต่อกฏระเบียบประโยชน์ที่ได้จากการสร้างนิสัย
- พนักงานที่มีคุณภาพ - ความเป็นเลิศ - ภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงาน
5S is the Japanese concept for House Keeping.
1.) Sort (Seiri)
2.) Straighten (Seiton)
3.) Shine (Seiso)
4.) Standardize (Seiketsu)
5.) Sustain (Shitsuke)
